什么是工作流
什么是工作流?
工作流的定义(Wiki)
工作流是处理一组数据的一系列任务。工作流出现在各种业务和行业中。当数据在人和/或系统之间传递时，就会创建一个工作流。工作流是描述某件事如何从未完成到完成，或未加工到处理的路径。
工作流资源
- 工作流的定义
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工作流类型
- 流程工作流
- 情况下工作流程
- 项目工作流程
- 我怎样才能发现我周围的工作流程?
- 工作流程和流程是一回事吗?
- 工作流程和检查表是一回事吗?
- 以人为中心的工作流与以系统为中心的工作流
- 自动化和手工的工作流程
- 我如何创建和管理自动化工作流?
- 为什么Kissflow工作流?
工作流类型
工作流程发生在整个工作区中。有些是非常结构化的，有些是非结构化的，但是只要数据从一个任务转移到另一个任务，工作流就会存在。
以下是三种主要类型的工作流：
- 流程工作流
- 情况下工作流程
- 项目工作流程
让我们详细看看每个工作流。
流程工作流
当一组任务是可预测的和重复的时，流程工作流就发生了。这意味着在一个项目开始工作流之前，您确切地知道它应该走什么路径。
建立业务流程工作流来处理通过它们的无限数量的项。购买请求批准工作流就是一个例子。只要它开始，工作流就会设置很少的变化，并且您可以在单个工作流中处理任意数量的项。
情况下工作流程
在案例工作流中，您不知道在开始时完成项目所需的路径。当收集到更多数据时，路径会显示自己。支持票和保险索赔就是很好的例子。从一开始就不清楚这些物品将如何处理;只有经过一番调查，这条路才会显露出来。
与流程工作流类似，case工作流可以处理任意数量的项，尽管它们依赖于人类或智能机器人来识别正确的路径。
项目工作流程
项目有一个类似于过程的结构化路径，但是在这个过程中可能有更多的灵活性。考虑发布一个新版本的网站。您可以很准确地预测完成项目所需的任务顺序。
然而，项目工作流只适用于一个项目。另一个网站的发布可能不会持续很长一段时间，也不会完全遵循同样的路径。
你在网上找到的大多数资源都只涉及流程工作流，但是其他两个也同样重要，因为办公室里的很多工作都属于这两类。
什么不是工作流?
如果数据没有移动，就没有工作流。例如，如果您正在管理一列不相连的任务(遛狗、去杂货店、取干洗衣物)，这不是一个工作流，而是任务管理。要使它成为一个工作流，任务必须以某种方式连接起来，从而成为某个更大的东西的一部分。
我怎样才能发现我周围的工作流程?
工作流隐藏在许多地方。如果你有很多邮件，你无意识地传递一个无形的链，这是一个工作流程。如果你一遍又一遍地打印相同的表单，那就是一个工作流。
如果你发现自己使用电子表格来组织动态数据，那就是工作流。如果你发现你的工作被耽搁了，因为其他人没有做好他们的工作，这就是工作流程。
下面是员工入职工作流的示例。
了解更多关于工作流管理系统的7个好处，以使您摆脱混乱
工作流程和流程是一回事吗?
不。工作流只描述任务的顺序。流程是一个更广泛的术语，它还包括结构化环境中从头到尾获取项目所需的数据、表单、报告和通知等。
例如，采购订单的工作流可能是发起人->经理批准->采购处理。但是，这个过程还涉及一组可供选择的已批准供应商的数据集、分配给采购订单的单个序列号、如何通知采购、可用的预算，以及许多其他因素等等。
工作流程和检查表是一回事吗?
不。检查表是工作流的基本版本。检查表只对过程和项目有效，但通常缺乏团队成员之间共享的能力。
检查表在处理以特定数据为条件的工作流时效果不佳。例如，如果你正在进行营销活动，但是你想按照不同的工作流程来分配活动，那么你需要有和你的平台一样多的清单。而对于更复杂的工作流，您可以在一个工作流中处理所有项。
在选择看起来更像自动检查表的工作流工具之前要小心，因为您会很快发现它在处理条目方面的限制。
以人为中心的工作流与以系统为中心的工作流
在以人为中心的工作流中，大多数任务被分配给人。这些可能需要批准数据、创建新东西或反复检查信息。
在以系统为中心的工作流中，大多数任务由机器完成，几乎不需要人工参与。例如，为了创建一个财务报告，可能会在每个月的同一时间触发一个工作流，从不同的系统获取特定的数据，将其解析为一个报告，并将该报告通过电子邮件发送给所有的利益相关者。一个系统可以执行所有这些任务。
还有一些以文档为中心的工作流，其中整个工作流是围绕一个文档构建的。一个很好的例子就是租赁办公空间的合同。
作为工作流的一部分发生的每件事都需要在文档中添加或修改，最终结果应该是一个能够正确捕获工作流中所有数据(包括数字签名)的契约。
自动化和手工的工作流程
在手工工作流中，人工负责将每个项从一个任务推到另一个任务。例如，当员工填写报销申请时，她必须通过电子邮件将其发送给她的经理以获得批准。批准后，她必须发邮件给财务部门。
财务部门必须进入软件，制定付款时间表，然后发邮件给员工说已经完成。
在自动化工作流中，当一个人完成一个任务时，她不负责将数据传递给下一个任务。工作流程就是用来处理这个问题的。系统管理任务流，包括通知、截止日期和提醒。
在相同的报销示例中，员工可能填写表单并单击提交按钮。它将自动触发一个通知，让管理员审查它并单击批准。程序自动将其带到财务团队进行处理，或者如果金额足够小，它将触发一个任务来释放付款并向该员工自动发送电子邮件。
在自动化的工作流中跟踪条目要容易得多。要在手动工作流中跟踪项目，您必须手动更新电子表格，或者发送大量消息和电子邮件以了解状态。自动化工作流将立即显示项目在工作流中的位置。
工作流自动化软件有许多其他好处，包括:
- 消除冗余的任务
- 提高效率
- 简化任务委托
- 减少加工时间
- 给予更大的可视性
- 建立问责制
我如何创建和管理自动化工作流？
有很多工具可以数字化你的工作流程，但是你真的希望找到一个可以尽可能自动化的工具来帮助你更好地管理工作流程。
为了使你的工作流自动化，你需要使用工作流管理软件。工作流管理软件将允许你创建一个可视化的工作流程，包括所有条件的任务和异常。最好的工具将让您创建一个健壮的表单，作为所有数据的载体，以正确处理项目。
然后，软件将自己负责自动运行工作流。用户应该能够填写初始表单，软件负责将项目从一个任务移动到另一个任务，直到完成。
大多数工作流管理软件只针对过程工作流(那些可预测和重复的工作流)。然而，您应该尝试找到一种解决方案，使您能够处理来自同一平台的案例工作流和项目工作流，而不是为所有这些情况使用不同的工具。
认真对待工作流管理的组织通常有一个中央工作流管理软件，每个部门可以使用它来创建自己的工作流。
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