业务流程自动化完整指南

业务流程自动化的完整指南

根据一份题为《2018年数字转型的糟糕状态》的报告，高达22%的企业仍然没有流程卓越和工作流自动化。这些都是客户满意度和收入增长的关键因素。如果你想拥有更多的客户，你需要开始关注流程的卓越。业务流程自动化是开始这条道路的一种直接、有效的方法。

什么是业务流程自动化(BPA)？

业务流程自动化是在可以替换人工的业务中使用技术来执行重复的任务或流程。这样做是为了最小化成本，提高效率和简化流程。

不要将业务流程自动化与业务流程管理混淆，后者是一个更大的规程，涉及使用不同方法管理组织范围内的复杂流程。

业务流程自动化示例

为了更好地理解业务流程自动化，这里有几个用例：

1. 员工新员工培训

虽然雇佣员工看起来是一个简单的过程，但它涉及到多个任务。填写员工信息表格，开设入职培训课程，安排培训课程，开设银行账户，收集相关文件，安排导师，这些只是其中的一小部分。

如果没有自动化，整个过程会变得相当混乱，并导致：

1. 无尽的文书工作
2. 错过了一些任务
3. 员工不满
4. 低生产率

将业务流程自动化应用于员工的入职，将确保从一个任务顺利过渡到下一个任务，保持相关员工在循环中，并提供对流程状态的可见性。

2. 采购订单

采购订单请求是大多数组织中反复出现的流程。请求团队填写表单并将其发送给采购团队。核准然后审查该请求，并在资料不足或预算受到限制的情况下拒绝该请求，然后将其发送回请求团队。如果批准，就创建一个采购订单，并将其副本发送给供应商和库存团队。

如果没有自动化，可能会出现以下问题：

1. 延迟订单的批准
2. 影响工作效率
3. 不完整的记录
4. PO中的错误
5. 收货时发生错误

业务流程自动化可以帮助提高问责性、透明度，并支持准确的数据记录，相关涉众可以在必要时访问这些数据。它还将保留工作流中所有与流程相关的通信，以使执行更容易、更快。

为什么要自动化业务流程？

下面是自动化业务流程的一些令人信服的理由。

数字转型的垫脚石

对于那些没有走上这条道路的组织来说，数字化转型似乎是一个崇高的、压倒一切的目标。业务流程自动化可以成为采用持续转换文化的踏脚石，你可以从一些明显需要纠正的过程开始，然后慢慢地按你的方式进行。

得到更多的清晰

自动化要求在设计阶段对流程有一定程度的清晰度。如果您不知道所涉及的任务和负责运行流程的人员，您就不能有效地设计和自动化工作流。

此外，过程映射可以为所有员工提供清晰的信息，也可以作为培训资源。通过分析自动化流程，您可以清楚地看到流程的现状和理想状态之间的差距。

简化流程

过程自动化系统的伟大成果之一是简化过程。清晰的问责制、可定制的通知、有价值的见解和更快的周转时间使我们更容易消除浪费的活动，并专注于增强增值任务。

得到合规记录

通过业务流程自动化，可以记录特定流程的每个细节。这些信息可以在审计过程中被展示出来以证明遵从性。

标准化操作

自动化一个业务流程时，可以期望每次都有一个一致的结果标准。标准化有助于将组织定位为可靠的，这反过来又有助于增加客户基础。

增加客户满意度

在任何行业中，客户满意度都是一个关键的区别。专注于卓越的流程和运营，帮助您轻松超越客户的期望。当你始终如一地达到承诺的标准时，客户更有可能对你的公司产生好感。

应该自动化哪些业务流程?

业务流程自动化并不局限于少数功能。一些可以表明需要自动化的因素包括

1. 大量的任务
2. 需要多个人员执行任务
3. 对时间敏感
4. 对其他过程和系统有重大影响
5. 遵从性和审计跟踪的需要

如果一个活动满足上面列出的所有条件，那么很可能需要自动化该业务流程。

为了让您更清楚地了解情况，这里有一些组织中常见的自动化流程。

1. 电子邮件和推送通知
2. 帮助台支持
3. 创建客户案例研究
4. 数据聚合和迁移
5. 备份和恢复
6. 员工离开的请求
7. 采购
8. 呼叫中心流程
9. 销售订单
10. 时间及考勤跟踪
11. 工资
12. 发票
13. 集合
14. 产品发布
15. 主要培养

使用业务流程自动化工具的好处

一旦您实现了业务流程的自动化，您就可以期望看到多种好处。

1. 你会看到便利的使用带来了生产力的提高。基于云的业务流程自动化工具将您的数据存储在一个中央数据库中。这可以帮助您在任何需要的时候从任何位置或设备访问数据。
2. 您的业务流程将变得更加透明。您可以在流程运行时跟踪和监视它们，这可以提高可靠性和可见性。
3. 监视进程的能力还将帮助您监视错误，并在出现错误时进行修复。绩效报告将为您提供洞察力，以便您可以采取预防措施，防止再次发生错误。
4. 从长期的角度来看，您将开始注意到更快的周转时间和由于更少的人工干预而降低的成本。
5. 您还会发现，由于应用程序将处理所有常见的重复任务，因此您需要增强您的劳动力分配。通过这种方式，您可以将您的员工重新引导到需要人工努力和判断的任务中。

业务流程自动化系统将最终实现业务效率的提高。由于它是基于持续过程改进的概念，因此效率水平将相应地不断提高。

业务流程自动化的最佳实践

仅仅是注册一个业务流程自动化工具并不能保证成功。您需要采取一种实用的彻底的方法来自动化您的业务流程。

以下是一些教你如何成功实现自动化的建议。

1. 首先要清楚地了解涉及哪些任务、谁负责以及何时执行每个任务。
2. 当您自动化业务流程时，确保您有明确定义的目标。这将节省大量的时间在航向修正。
3. 用分阶段的方法度量结果。当结果不是在一夜之间实现时，许多组织会感到失望。
4. 投入足够的时间对员工进行培训，并考虑到调整期。
5. 采用长远的眼光来体验良好的投资回报率。
6. 使用现成的解决方案。

你试过盘古BPM流程吗?

如果您准备将您的业务提升到下一个层次，盘古BPM可以为您提供令人愉快的自动化体验，提供一个直观的视觉设计器和拖放表单构建器，确保设计和自动化工作流程是一件轻而易举的事情。

盘古 BPM还通过基于角色的访问满足您的数据安全需求。这意味着您可以控制谁有权访问特定数据。

盘古BPM通过可视化编辑器为BPM提供了一种独特的方法。注册一个免费试用，亲自体验一下。