工作流分析修复了业务流程中的漏洞

工作流分析修复了业务流程中的漏洞

为什么需要工作流分析?

工作流分析是对工作流的性能进行分解并检查改进趋势的过程。通过在细粒度任务级别查看工作流，业务用户可以调整流程以获得最佳效率和工作场所生产率。工作流分析经常揭示冗余任务、瓶颈和实现更多自动化的机会。

如果您负责组织效率，那么您可能已经花了时间思考工作流管理、BPM和自动化冗余流程(业务流程自动化)。许多人只是因为害怕错过而跳上工作流自动化的马车——他们不想失去所有模糊的“利益和优势”。

但有时，这些努力似乎并没有发挥应有的作用。原因是什么呢?他们不做工作流分析。

除非您知道您期望获得的好处，以及您的工作流如何得到改进，否则设置自动化工作流是没有意义的。未经检查的工作流会很快失效，并成为遗留系统的一部分。

然而，如果你有硬数据和来自用户的反馈，你可以使用工作流分析找到几个简单的方法来改进你已经拥有的流程。

为什么需要工作流分析?

市场和环境在不断变化。如果你的工作流程不能跟上内部和外部的进步，你就有可能无法适应客户和员工不断变化的需求。

工作流分析确保您在使用工作流自动化时得到想要的好处。这包括业务流程中的效率和生产力、客户满意度、法规遵从性和员工敬业度。

这里有几个步骤可以帮助您进行自己的工作流分析。

第一步:收集硬数据

获取您想要检查的工作流的报告。分析统计数据，看看哪些是按要求执行的，哪些不是。

您需要什么样的数据?从这个列表开始:

比如一个费用报告的工作流程。回顾过去的一个月，你会发现你已经提交了68份费用报告，已经完成了55份，但是没有一份被拒绝。您有四个工作流程步骤:发起人、经理批准、部门主管批准(对于超过一定额度的报告)和财务处理。财务处理平均完成时间仅为6小时，部门主管审批时间为4小时。

然而，在经理审批人员的任务中有很多的混乱。再深入研究，你会发现大多数任务都是在一天内完成的，但是有几个项目已经搁置了一个多星期。

寻找可以分析所有这些信息的工作流工具。

第二步:收集软数据

进过进一步的分析可知，您需要的不仅仅是数字。现在你需要去和那些经常使用工作流系统的人谈谈。可以从填写表格的人开始。

您的销售团队负责提交80%的费用报告，因此您可以与他们讨论他们对工作流程的想法。他们对表格的简便性满意吗?他们对提交申请有什么抱怨吗?他们的报销是否按时得到批准?

假设你的销售副总裁说，他喜欢在手机上快速通过审批，而不需要担心登录系统。

但是如果有一些人抱怨他们不知道应该怎么填写这些表格，他们给销售代表发电子邮件想了解更多细节，但通常需要很长时间才能得到答复。

在执行工作流分析时，这是非常重要的信息。工作流分析工具通常只关注硬数据，因此这给了您一个机会，将您的分析带到下一个层次。

第三步:问一些尖锐的问题

工作流分析的下一步是提出改善工作流的建议。它的目的是什么?它应该为谁服务?什么定义了一个好的流程?有些工作流是为了最小化错误而创建的。还有一些旨在加快这一进程。

在我们的例子中，工作流的存在是因为销售副总裁觉得她花费了太多的时间通过电子邮件批准费用报告。她还希望有更好的替代方案来确保处理的准确性和速度。

当您在做工作流分析时，在头脑中保持大的图景时，您可以问类似这样的问题：

回到前面的例子，一些费用报告可能没有按时完成，因为一个销售经理觉得缺少某些数据。销售经理没有正确地使用工作流系统，他没有通过系统将其发送回收件人，而是发送电子邮件。

解决这个问题的最佳解决方案是对工作流表单进行更改，这样经理就会觉得他已经拥有了他所需要的一切(可能是添加了一个新的参数或着一个字段)，同时还提供一些关于系统的操作培训。

通过使用工作流分析工具和面对面的对话，您可以找到正确的解决方案。

第四步:实施改变并跟进

一旦确定了来自工作流分析的所有更改，就可以在系统中实现它们。

工作流分析不仅仅是一种识别工作流中是否需要进行任何更改的好方法。您还可以准备有用的报告，并查看哪些工作流以及特定工作流的哪些方面正在帮助您的组织成长。持续分析和改进你的工作流程是很重要的。

优秀的工作流分析工具确保您可以毫不费力地获得执行分析所需的所有数据，从而节省您的时间、精力和金钱。

一个好的工具可以帮助您确定哪些流程运行良好，哪些流程需要优化，利用这些信息，你可以继续改进，找出哪些地方需要改变，哪些地方不需要，这样你就可以降低成本。

这正是盘古BPM被设计用来做的事情:帮助您分析您的工作流，以便您能够创建一个真正高效、高效的业务流程，并根据您的特定需求定制。