如何优化工作流程

如何优化工作流程

当您可以在降低成本的同时提高工作流程效率时，就可以实现工作流程的优化。目的是确保工作流程以最高效率进行。您应该应用自动化，但仅当您的流程按预期运行时才应使用。在这样做之前，请优化您的工作流程。继续阅读以了解有关工作流程和优化技术的更多信息。

什么是工作流程？

工作流程涉及必须重复才能实现组织目标的可重复任务。工作流还涉及运行指定作业所需的可重复任务。流程和工作流应进行独特设计，以实现其相关的目标和任务。

为什么要优化工作流程？

通过工作流程优化，您可以减少工作量并节省时间。以下列出了一些其他好处：

节省成本： 当您可以简化工作流程时，您将需要更少的员工时间，并减少了完成流程所需的资源。因此，您的组织可能会节省可用于其他地方并更具策略性的金钱和资源。
提高生产力：如果员工参与更高效的工作流程，则他们可以更好地管理自己的日程安排，因为他们可以更准确地估算所需的时间和所需的投入。他们可以将精力集中在更高价值和更具战略意义的工作上，而不是将时间浪费在重复的任务上。
增强沟通：优化的工作流程可以增强沟通，因为员工将有更多的时间进行协作并按时完成流程。他们不会因不必要的活动而陷入困境。
改善时间管理：由于工作流程将不再那么繁琐，因此员工可以改善他们的时间管理，将最重要的任务放在优先位置。
减轻风险：优化的工作流程为提高透明度铺平了道路，从而使员工可以更快地发现错误。此外，优化的工作流程也可能有助于更好地遵守与行业相关的法规。

您如何得知何时该优化您的工作流程？

如果您对以上任何一个问题的回答都是“是”，那么也许是时候认真考虑一下并采取实际步骤，以有效的方式优化您的工作流程了。实际上，您可能已经想到了许多改进方案。现在，让我们回顾一下优化工作流程的策略。

连接您的主数据

可以从优化中受益的流程示例是开设新帐户。看起来很简单。新客户填写了许多表格；业务员工审查表格并进行批准。但是，如果表格未发送到正确的部门或需要多次批准，则情况将变得复杂。审批团队需要手动输入所有应用程序数据，例如社会安全号码，电话号码和家庭住址。

如果审批团队没有他们需要的所有数据或客户不可用，则发生人工错误的可能性很高。他们可能会延长周转时间，导致到处都是挫败感。此外，基于不正确的数据可能会或可能不会做出批准。

解决此问题的最有效方法之一是添加主数据。例如，公司可以创建一个自动表单，根据提交的答案执行其他文档。这将减少人工错误和周转时间。此外，客户将欣赏到更快的响应时间。

合并条件步骤

如果您的工作流程良好，但仍未达到期望值，则无需大修整个流程。相反，您可以创建仅在特定方案下执行的条件任务。添加条件任务有助于节省创建全新工作流程所需的时间。您的工作流程通常可以正常运行，但是可以从这里和那里的一些调整中受益。因此，现在，工作流程将根据条件采取多种途径。

创建优先级

根据重要性顺序对工作流程进行排名，最重要的工作流程应为1到10-1。使用排名系统将帮助您确定需要立即关注的工作流程，并产生滚雪球效应，以实现全面的工作流程优化。

记录流程

如果您不尝试仅从内存中部署所有工作流程，那将会有所帮助–这是出错的秘诀。花点时间来规划和记录从头到尾的每个流程，并将其作为工作流程。这不仅提供了证明，而且还帮助每个利益相关者记住每项任务。

得到反馈

请记住，利益相关者在有效完成您的工作流程中扮演着至关重要的角色。这些都是有实践经验的人。通常会有许多小的细节可以从改进中受益，但除那些有经验的人之外，其他所有人通常都会错过。为了说明，请召开会议讨论如何改进列表中的每个工作流程，并要求员工匿名提交建议。

自动化流程

盘古BPM是屡获殊荣的工作流程解决方案，可帮助优化您的工作流程。通过盘古BPM，可以轻松地从中央存储库检索和存储数据，并通过图表，报告和图形的可见性自动执行工作流程中的步骤。

完善

随着期望的变化和消费者需求的发展，工作流程应不断完善。优化过程的工作将为您提供实践，并为您将来打算进行改进的起点。请记住以上所有步骤，以确保获得最有益和最相关的结果。

综上所述

是时候改善您的工作流程了，随着业务规模的扩大，您的工作流程也应得到改善，以确保消除所有瓶颈和繁琐的任务，从而节省时间和成本。开放您的工作流程以采用优化策略，不仅有助于增强员工敬业度，而且还可以改善客户体验，从而可以提高盈利能力。