文件工作流程管理系统的重要功能

文件工作流程管理系统的重要功能

记录的保存长期以来一直是开展业务的昂贵且耗时的部分。每个公司都有必须组织和存储的文档集合。受到严格监管的行业比其他工作领域的同类行业面临更大的负担。电子文档正在迅速取代纸张，这解决了许多问题，包括物理存储空间，访问和检索。但是，如果没有仔细计划，甚至电子文档都可能丢失或无法访问。幸运的是，已经开发了高级文档工作流管理系统，以处理电子文档生命周期的各个阶段，从创建到最终销毁。

什么是文档工作流管理系统？

几乎每家公司都已经有适当的文档管理方法，尽管有些方法比其他方法更为正式。没有标准化流程的组织通常会发现每个员工或部门都开发了单独的记录存储方法，例如将它们保存到单独的工作站，打印和归档或保存在共享的网络驱动器上。

在尝试访问保存的文档时，这些非正式过程可能会导致问题，而全面搜索信息几乎是不可能的。正式的文档工作流管理系统可确保授权人员在需要时可以找到所需的内容，而不会在项目上花费过多的时间和资源。先进的文档工作流管理系统具有特殊的功能，该功能使所有公司文档，无论格式如何，都可以以最小的工作量自动进行组织，归档和维护。

云存储与本地存储

高质量的文档工作流管理系统提供了两种存储文档的方法：在云中或在本地。如果选择云系统，则文档将分散。这使任何位置的任何员工都可以立即轻松访问所需的文档。用户可以访问系统的搜索功能，并且所有记录都可以通过Internet获得。员工可以使用任何具有互联网访问权限的设备来检索特定项目。

本地系统仍然提供分散功能，员工可以从任何位置和具有Internet访问权限的设备中搜索文档。但是，可能无法通过Internet查看某些业务记录，这意味着此选项并不总是适合于业务需求。

从纸质文件到保持数字记录的转变

尽管许多文档以电子记录的形式开始其生命周期，但许多文档仍是纸上创建的。有效的存储，搜索和检索要求最终将所有文档转换为数字格式。先进的文档工作流管理系统通过提供导入工具，版本控制等功能，使此过程变得顺畅且无错误。物理文档与传真和电子邮件一起被扫描并归类到系统中，并在其中进行组织，以使其易于满足将来的访问需求。
有两种流行的数字化记录方法：

• 光学字符识别（OCR） –该技术使扫描和解释纸上数据并将其传递到数字系统成为可能。可以对元数据建立索引并使其可搜索。表单可以以有用的数字格式进行扫描和存储，例如JSON，XML，数据库等。
• 智能字符识别（ICR） – OCR的主要缺点是无法识别手写字符。开发ICR就是为了解决这个问题。尽管该技术还不完善，但确实增加了公司的扫描功能。

文档工作流管理系统通常设计为通过捕获工作流系统中的元数据来生成数字文档，例如PDF或DOC。这对于各种业务应用程序很有用，例如，当与数字签名软件集成时发送用于签名的文档或生成带有时间戳的记录。常见用途包括销售订单，采购订单，合同和发票。

提高文件工作流程管理系统的效率

在计划创建和实施正式文档工作流过程时，主要考虑因素是简单性。设计一个对文档进行分类的系统，以便可以根据需要对它们进行定位，归档和丢弃。

您选择的文档工作流管理系统将极大地影响您的记录保存过程的效率和有效性。选择具有以下主要功能的软件：

• 分配用户权限以查看和/或编辑各种文档的能力。这使您可以保护敏感信息，并在需要了解的基础上限制访问。
• 用户友好，直观，并具有足够的灵活性来随公司需求的变化而变化。
• 全面的数据备份计划，可确保在系统出现故障或其他事故时确保文档的安全。
• 包括能够输入和输出的功能，允许将外部文书工作合并到系统中以供将来访问，并且可以将系统内生成的文档发送给外部用户。
• 强大的搜索功能允许使用详细的搜索过滤器，因此用户可以轻松找到所需的确切文档。

最终，任何企业都可以从高质量的文档工作流管理系统中受益。通用优势包括无纸化办公实现办公自动化系统，减少文件空间需求，即时分散式文档检索，安全的敏感信息，用于防止数据丢失的备份，审计跟踪，用于跟踪更改的文档版本以及自动生成的文档。

盘古BPM的文档工作流程管理软件提供了一种安全，易于管理的方式来自动执行文档流程。这包括允许用户导入外部文档并自动生成内部文档的功能，这些文档可以存档以备将来参考或发送给外部各方。