流程文档权威指南（上）

流程文档权威指南

什么是流程文档？ 

流程文档概述了完成任务或执行流程所需的所有操作。从本质上讲，它解释了实现的“方式”，而不是“什么”。尽管通常用作内部文档，但它也被视为“活动文档”，这意味着该文档会根据需要进行更新。

您可以将过程文档视为进行复杂活动的详细说明集。在某些方面，业务只是复杂过程的集合。因此，过程文档是进行业务活动的重要蓝图。

为什么需要流程文档？

流程文档提供了许多好处，例如：

改善流程

许多流程是可重复的，对于企业的运作是必不可少的。通过写下流程，您可以减少猜测，并使人们（包括新员工）更容易重复重要流程。

减少组织过程的不确定性

业务流程文档删除了业务中大部分（如果不是全部）模糊的组件。员工将更好地了解自己的角色和责任。除此之外，文档还包括：

• 阐明命令链
• 概述完成流程所需的任务
• 显示谁被分配了什么

一般而言，文档应便于员工按需访问。这种透明性将减少紧张气氛，并帮助人们保持工作状态。

增强分析元素

企业可以通过分析流程和简化流程来提高效率。如果您有概述每个过程的详细文档，则这样做会容易得多。除了流程本身之外，管理人员还可以更好地了解利益相关者，例如社区团体。

保留机构知识

员工将在某个时候离开您的公司。有些人可能会转到一家新公司。其他人将退休。当员工离职时，您将冒失去知识的风险。详细的文档可帮助您保留该知识。

考虑以下过程文档示例：

• 正在进行哪些业务流程以及何时进行，以及它们对业务及其底线的影响。
• 流程中每个步骤的贡献。
• 流程中各个员工的角色。
• 完成流程或流程特定部分的说明。

流程文档通过提供各种流程的顶级视图来授权管理人员和其他利益相关者。它也很容易用作培训材料和新员工入职。经理可以花更少的时间教新员工一些基础知识，因为他们可以求助于文档以了解流程的完成方式。文档还可以加快学习速度，帮助员工快速提高工作效率。

流程文档的目标是什么？

您的运营核心涉及流程。流程文档始终允许您跟踪，理解和分析正在进行的流程，以便将来可以复制和改进它们。文档提供了学习每个过程及其执行方式的机会。这也使您可以获取反馈以进行改进。没有蓝图，建筑师不会对房屋进行改造。根据数据而不是假设做出决策至关重要。如果流程不是基于事实的，那么业务完整性就会受到威胁。